ASE YÖNETİM DANIŞMANLIK
VERBİS nedir?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 16. maddesi kapsamında, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları, herhangi bir kişisel veriyi işlemeye başlamadan önce VERBİS'e kaydolmakla yükümlüdür.
Bu kapsamda veri sorumlularının Türkiye Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından sağlanan online bir sistem olan VERBİS'e kayıt olmaları gerekmektedir.
VERBİS Tescil Zorunluluğunda İstisnalar Var mı?
KVKK'nın 16. maddesi uyarınca VERBİS kaydından muaf tutulan veri sorumlularını görmek için tıklayınız.
VERBİS Kayıt Süreci
VERBİS'e kayıt yaptırmak zorunda olan veri sorumlularının kayıt öncesi tamamlamaları gereken işlem ve belgeler hukuki ve teknik bilgi gerektirir.
Ayrıca VERBİS kaydı, kuruluş için çeşitli taahhütler gerektirir ve kaydın gerçeği yansıtmaması, yanlış veya eksik olması cezai sonuçlar doğurabilir.
VERBİS üzerinde yapılan tüm işlemler veri sorumlusunun sorumluluğundadır.
Veri envanteri kayıttan önce hazır olmalıdır.
Veri envanterinde kategorilerin belirlenmesi oldukça önemlidir.
Veri Envanteri & VERBİS Kaydı
İlk aşamada kurum içi organizasyon şeması hazırlanmalı ve kurum içindeki departmanlarda/birimlerde hangi kişisel verilerin işlendiği kategori (kimlik, iletişim, konum, sağlık vb.) bazında belirtilmelidir. Daha sonra bir veri envanteri hazırlanmalı ve envanterde aşağıdaki bilgilere yer verilmelidir.
▪️ Belirtilen kategorilerde hangi kişisel verilerin işlendiği (Kimlik: Adı, Soyadı, TC Kimlik Numarası vb.)
▪️ Verileri işlenen gerçek kişi (müşteri, çalışan, tedarikçi, paydaş, üçüncü kişiler)
▪️ Veri işlemenin amacı ve hukuki nedeni
▪️ Ne tür kişisel verilerin işlendiği; hassas kişisel veriler (sağlık, ırk, din) veya kişisel veriler (isim, iletişim bilgileri)
▪️ İşlenen verilerin ne kadar süreyle saklanacağı/Saklama süreleri
▪️ İşlenen kişisel verilere ilişkin alınan idari ve teknik tedbirler
▪️ Verilerin yurt dışına aktarılıp aktarılmadığı
▪️ Hazırlanan veri envanteri ışığında VERBİS üzerinden veri sorumluları siciline bildirimde bulunulması gerekmektedir.
Unutulmamalıdır ki; VERBİS ve Kişisel Veri Envanteri paralel bilgiler içermeli ve güncel olmalıdır.